根据香港公司法例第三十二章规定，所有在港注册的香港公司必须委任公司秘书，以履行公司的法定责任。也就是说每家在香港注册成立的有限公司都必须有一名公司秘书，是一个法定职位，故常常称之为法定秘书。其职责主要协助企业进行年审、报税、审计等公司的维护事项。下面为大家详细介绍香港公司法定秘书的相关知识。
香港公司秘书的任职资格
香港公司秘书可以是一个自然人或一个法人团体。若为个人，则该人士必须常住于香港;若为法人团体，该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。香港上市公司对公司秘书的要求较为严格。香港上市公司的秘书必须是个人而非法人团体，而且该人必须是英国特许秘书及行政人员公会香港分会会员、律师、大律师或专业会计师，而且在学术及专业资格方面必须得到联合交易所认可，认为其能力足以履行其职责。
根据香港法例，香港公司秘书一职可由董事兼任，即具有双重身份。但是，如果香港公司只有一个董事，那么该香港公司董事就不允许兼任香港公司秘书。当一份文件应由香港公司董事和香港公司秘书联合签署时，具有香港公司董事和香港公司秘书双重身份的人士，只能以香港公司秘书的身份签署。
1、香港公司秘书的委任
香港公司章程细则一般会规定香港公司董事会，可以以认为合适的条件和薪酬委任香港公司秘书。
2、香港公司秘书的权力
香港公司秘书不仅仅是一个雇员。香港公司秘书有权代表公司签订一些与香港公司日常行政事务有关的合同，例如聘请雇员的合同。
3、香港公司秘书的责任
香港公司秘书的责任取决于香港公司的安排。一般来说，香港公司秘书应确保香港公司的运作符合香港公司管理条例的要求。香港公司秘书通常有以下几项责任:
(1) 参加香港公司股东大会和董事会，编写会议记录;
(2) 在香港公司董事会的指示下，签发通知给有权出席香港公司股东大会和香港公司董事会的所有人士;
(3) 香港公司秘书有需要签署的文件;
(4) 处理香港公司股权转让事宜;
(5) 保存香港公司会议记录、香港公司股东名册、香港公司董事和香港公司秘书名册、抵押名册等;
(6) 按规定向香港公司注册处提交有关文件，例如香港公司年度报表（年审和审计文件），更改香港公司董事或股东的通知等。
4、香港公司秘书的辞职
根据香港公司管理条例，除非香港公司章程细则另有规定，或者秘书与香港公司之间另有协议，否则香港公司秘书随时可以提出辞职，但必须提前通知香港公司董事会。香港公司应该在秘书辞职后十四天内以指定格式的表格通知香港公司注册处。