董事会应定期开会,董事会会议应每年召开至少4次,大约每季一次。
董事会应订有安排,以确保全体董事皆有机会提出商讨事项列入董事会定期会议议程。
召开董事会定期会议应发出至少 14 天通知,以让所有董事皆有机会腾空出席。至于召开其他所有董事会会议,应发出合理通知。
所有董事应可取得公司秘书的意見和享用他的服务,目的是为了确保董事会程序及所有适用规则及规例均获得遵守。
经正式委任的会议秘书应备存董事会及辖下委员会的会议记录,若有任何董事发出合理通知,应公开有关会议记录供其在任何合理的时段查阅。
董事会及其辖下委员会的会议记录,应对会议上各董事所考虑事项及达致的决定作足够详细的记录,其中应该包括董事提出的任何疑虑或表达的反对意見。
董事会应该商定程序,让董事按合理要求,可在适当的情况下寻求独立专业意见,费用由发行人支付。 董事会应议决另外为董事提供独立专业意見,以协助有关董事履行其对发行人的责任。
如果有大股东或董事在董事会将予考虑的事项中存有董事会认为重大的利益冲突,有关事项不应以传阅文件方式处理或交由辖下委员会处理,而董事会应就该事项举行董事会。 在交易中本身及其聯系人均没有重大利益的独立非执行董事应该出席有关的董事会会议。