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从形式上讲,凡股东都有权参加股东大会,但因股东人数多面分教,而各国的公司往往规定公司的所有权同管理权分开,公司的控创与管理权实际在董事会,故个别股东实际无甚权限。参加股东会议在于确定盆事会的组成、审议盆事会的工作和公司的经营业绩,并对公司的重大事项参与决策。
股东会议有三种:周年大会(annual meeting,即普通年会)、特殊会议(special meeting,成称非常大会),法定会议(statutory meeting)。
一、周年股东大会
按《公司条例》110条规定,每个法人公司必须每年举行一次股东(或成员)周年大会。两次周年大会之间相隔不可超过十五个月。
召开周年大会的通告必须21天前派予每一股东(或公司成员)。开会通告必须指明会议性质。如会议必须通过某些重要决议,则必须在开会前28天发出通告并明确告知会议要讨论的重要事项.
如公司在某一公历年不召开周年大会,公司的任何成员可向法庭申请颁令召开一次成员大会。并指示用何种方式召开。
《公司条例》并无规定周年大会必须做何事务。习惯上是选出董事(或改选香港公司董事更换)、委任核数师、通过周年会计帐、公司董事会年报和核数师的审计报告等。
二、特殊会议
除董事会可视乎孺要提出召开股东(或成员)特殊会议外,除非公司章程细则另有规定,两个或两个以上总共持有公司发行股本面颊十分之一的成员,亦可提出召开非常成员大会,或股东特殊会议。如非股份公司,则由公司成员总人数的百分之五提出,即可召开特殊会议。
即使公司章程细则对召开非常成员大会有所限制,但如有足够数量的公司成员(指一名或多名股东,当甘持有至少十分之一的大会投票权及付清股年者。如非股份公司,则必须能代表公司总投票权至少十分之一),可以随时要求童事会看开特殊会议。
上述开会要求必须以书面形式送达公司的注册办事处,文件说明要求开会的目的,由全体提出要求的成员签署。
公司董事会必须在接到书面要求后的21天内召开非常大会。
一切开会通知和会议程序等均须按一般法例进行。若奄事会不应成员要求召开非常大会,成员有权根据第113条第五款自行召开非常成员大会。而开会的合理支出须由公司负责。
《公司条例》第140B条规定,核数师要求辞职并为此要发表特别声明的情况下,同样可以要求召开非常大会.
三、法定会议
当公司公开招股或发行新股之前,法例规定要提前三个月召开股东大会,向社会及公众发布信息和表明公司的宗旨、营业情况以及所增加资本的用途等等,以引起投资者的注意和信心。
董事会是公司的业务管理机构。董事会贯彻实施股东会的决议,聘请公司总经理和由总经理提名的副总经理及财务负责人,对股东会负责。公司章程细则通常对董事会的权力和会议程式等问题作详细规定。除非另有规定,否则香港《公司条例》附件1表格A的条款自动成为公司的章程细则。香港大部分公司的章程细则条款类似附件1表格A的内容。下列简述《公司条例》和表格A中有关董事会的规定。
公司章程细则一般都明确赋予董事会管理公司的权力,但股东大会通常保留某些权力,例如决定董事的薪酬等。由于股东大会已把管理许可权交给董事会,因此就不能随意取消董事会在其许可权范围内所作的决定。
董事会的权力是经董事开会并通过董事会决议而行使的,任何一个董事本身并不拥有这种权力。公司章程细则一般规定董事会具有以下权力:
- 代表公司使用公章;
- 当董事职位有空缺时委任新董事;
- 召集股东大会;
- 行使公司的借款权力,提供按揭或抵押;
- 在公司的注册股本范围内发行新股或债券,催交股款;
- 签署汇票、支票和收条等;
- 代表公司授权其他职员行使权力,但不能超过董事本身的权力。