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你了解“公司秘书”吗?

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(by Manivest Asia):在英文中,“秘书”这个词对应的是“Secretary”,其来源于中世纪(约1150-1475 年间)英语“secret + clerk”,意为“受到私人信任并为其秘密服务的人”。后来,随着公司在英美等国的出现,公司秘书(Company Secretary)开始从“私下”走向“公开”,逐渐从个人的秘书扩展至为“法团”服务。

在英美法下,公司秘书是一家公司(私人公司和公众组织)的高级职位,它并不是某个股东或者董事的私人秘书,而是为整个公司的法律合规服务,属于公司管理层(即所谓的“Officer”,成员或高级成员)。

不管是在美国、加拿大还是在香港、BVI,通常,公司秘书被叫做“Company Secretary”或“Secretary”,其主要是为公司的行政效率负责,特别是处理公司的法律合规和法定要求,并确保董事会决定能够有效实施。具体来看,公司秘书的日常职能包括:

  • 维持公司的法定注册
  • 更新公司注册在机构存档的记录
  • 维持注册办公室
  • 维持和保存公司记录,包括会计记录、日常文档记录
  • 举行董事会议和组织召开成员/ 股东周年大会
  • 代表公司与政府机构沟通

可以看出,尽管公司秘书有“秘书”二字,但它并不是普通意义上的“办事员”,更不是为领导端茶递水、打杂和安排行程的私人秘书。正是因为公司秘书的法定地位和特定职责,很多国家都明文规定,私人公司必须依法任命一个公司秘书,且该公司秘书一般为公司董事会成员。

香港公司须有一名公司秘书,可以是自然人,也可以是法人团体。如果是自然人,须常居于香港;如果是法人团体,其注册办事处须在香港,或须在香港设有营业地点。香港私人公司的董事,如果为该公司唯一董事,则不得兼任该公司的私人秘书。反过来,只有一个董事的私人公司的公司秘书,如果该私人公司是法人团体,其不可以同时兼任唯一董事。

如果香港公司没能遵从新《公司条例》的规定,该公司及其每名责任人均属犯罪,可各处第6 级共计港币100,000 元罚款。如有关罪行是持续的罪行,则可就该罪行持续时间每天各另处港币2,000元罚款。

感谢离岸快车网友 @小小海龟 供稿

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